Eine höhere Raumauslastung spart Flächenkosten. Zeitintensiv kann auch die Bereitstellung der notwendigen Ausstattung für jede Veranstaltung sein. Um diese Räume zu den geplanten Zeiten mit den gewünschten Ressourcen zur Verfügung zu stellen, bedarf es einer adäquaten EDV-Infrastruktur, die visual FM bietet.

Alle Informationen zu den reservierbaren Räumen mit deren Merkmalen und Ausstattungsmöglichkeiten werden im Raumbuch gepflegt. Deren Belegung ist im Internet/Intranet sichtbar. Raumbuchungsanfragen kann so jeder Mitarbeiter über das Web, mit Standardkonfigurationen und Sonderwünschen aufgeben. An zentraler Stelle können Buchungsvorschläge zur optimalen Raumausnutzung umdisponiert werden. Die Bestätigung der Buchung kann über das Web eingesehen, oder alternativ per E-Mail verschickt werden.
Ressourcen können in beliebiger Detailtiefe geplant werden. Neben der technischen Ausstattung, wie Projektoren, Multimedia, Internet, usw. werden auch Dienstleistungen wie beispielsweise Umbauten, Deko, Catering, Sonderreinigungen, u.v.m. über das System beauftragt. Auch Poolgeräte (Beamer, Vorführnotebooks, etc.) können überlappungsfrei reserviert werden. Bei allen Ressourcen kann festgelegt werden, ob sie synchron zum Termin oder mit Vor- und Nachlauf gebucht werden sollen. visual FM überwacht dabei Terminkonflikte. Müssen darüber hinaus auftragsbezogen externe Dienstleistungen oder Material bestellt werden, steht dazu die voll integrierte Materialwirtschaft zur Verfügung.
Über flexible Kalenderansichten kann jeder Mitarbeiter seine benötigte Perspektive einrichten. Ob die Belegung aller Besprechungsräume, die Auslastung der Ressourcen, die anstehenden Aufträge oder die erbrachten Leistungen – alles kann über den Kalender überblickt oder im Detail eingesehen werden.
Die interne Kostenverrechnung der Raumnutzung und der bereitgestellten Leistungen erfolgt durch direkte Zuordnung der Kostenstellen (alternativ beliebige Organisationseinheit). Bestellwesen und Kostenverrechnung können auf Wunsch auch mittels Schnittstellen über Ihr ERP-System (SAP®, etc.) erfolgen.

Funktionen in der Übersicht:

• zentrale Pflege der Raum- und Ausstattungsdaten
• Weboberfläche zur Übersicht und Buchung
• Ausstattungen und Dienstleistungen können in gewünschter Detailtiefe geplant werden
• Räume und Ausstattungen sind Terminsynchron oder mit Vor- und Nachlauf buchbar
• flexible Ansichten und Auswertungen
• individuelle Kostenabrechnung
• integrierte Materialwirtschaft
• u.v.m.

visual FM Raumreservierung – Von der Anfrage über die Bereitstellung bis zur Abrechnung.

a) Alle Reservierungen zu einem Raum auf einen Blick.

b) ... natürlich auch im Web.