CONFERENCE

CONFERENCE. Konferenz- und Besprechungsräume über das Web buchen und verwalten.

Das Erweiterungspaket für waveware® ermöglicht eine umfangreiche Verwaltung von Konferenz- und Besprechungsräumen. Eine integrierte Weboberfläche umfasst die einfache und komfortable Buchung von Konferenzräumen über das unternehmenseigene Intranet. Die für die Besprechung benötigte Raumausstattung kann bereits während der Reservierung über die Software angeschaut und konfiguriert werden.

Webbasiertes Konferenzraum-Management. Komplett integriert in Ihr bestehendes Intranet.

Mit CONFERENCE können Anwender an zentraler Stelle, wie dem unternehmenseigenen Intranet, Besprechungsräume und Konferenzräume per Webbrowser reservieren. Das Konferenzraum-Management kann dabei auf Wunsch an die vorhandene Infrastruktur und Corporate Identity angepasst werden. Die Benutzer­anmeldung lässt sich mit der Authentifizierung des Intranets koppeln und ermöglicht dadurch eine automatisierte Anmeldung. Mit dem Start des Reservierungs-Tools gelangt der Nutzer zunächst auf eine Über­sichtsseite, welche alle bereits getätigten Raumbuchungen anzeigt. Mit vorhandener Reservierungs-ID kann nach einer bestimmten Raumreservierung gesucht werden. Ein Quick-Access ermöglicht zudem einen direkten Sprung in den Raumbuchungsprozess.

Besprechungsraum_Konferenzraum_Verwaltung_Software
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Beispielhaftes Design für die Startseite des Konferenzraum-Managements, eingebettet in Ihrem Intranet.

Buchung_Reservierung_Besprechungsraum_Konferenzraum

Einfache Reservierung und Stornierung von Konferenz- und Besprechungsräumen.

Über den Menüpunkt Raumbuchung oder die übersichtliche Verfügbarkeitsanzeige kann das Planboard aufgerufen werden. Mit dem Planboard lassen sich neue Anfragen sowie Reservierungen mit allen rele­vanten Details in wenigen Schritten vornehmen. Das Besondere dabei sind die übersichtlich gehaltene Dateneingabe und das grafische Eingabewerkzeug für die Terminauswahl. Über Liegenschafts- oder Gebäudefilter kann die Konferenzraumsuche auf bestimmte Räume eingeschränkt werden. Die Eingabe einer Teilnehmerzahl sorgt zudem dafür, dass ausschließlich Räume mit ausreichender Kapazität zur Auswahl stehen. In der Ergebnisliste werden die geeigneten Räume und bereits vorhandene Reservierungen in einem grafischen Zeitverlauf dargestellt. Dieser Verlauf lässt sich auf Wunsch auch in der Wochen-, Monats- oder Agenda-Ansicht darstellen. Dies erleichtert die Planung und die im Planboard bereits integrierte Kollisionsprüfung vermeidet lästige Doppelbelegungen. Buchungsserien können über das Serienbuchungsformular erzeugt werden.

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Rauminformationen, Raumbilder zur Voransicht und individuelle Bestuhlungs-Möglichkeiten.

Wurde über das Planboard die Zeitspanne der Reservierungsanfrage definiert, erscheinen dem Anwender neue Eingabemöglichkeiten, mit denen er seine Reservierungsanfrage für einen Besprechungs- oder Konferenzraum präzisieren kann. Es ist möglich, zwischen mehreren Bestuhlungs­varianten zu wählen, die für den jeweiligen Raum zur Verfügung stehen. Zudem lässt sich für den ausgewählten Raum ein Popup-Fenster mit allen definierten Infos und Bildern des Raums öffnen. Diese Daten können durch den Administrator direkt im waveware® FAT-Client gepflegt werden und stehen dem Kunden im Web im Planboard zur Verfügung.

Geraete_Technik_Konferenzraum_Ausstattung_Buchen_Software
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Buchungsmaske Planboard Rauminfo

 

Beamer_Raumausstattung_Software

Erweiterungspakete ermöglichen ein einfaches Hinzu­buchen von Catering und Zubehörausstattung.

Zum CONFERENCE-Basispaket erweitern optionale Aufbaupakete den Funktionsumfang des gesamten Moduls. Das Paket CONFERENCE-EQUIPMENT ermöglicht es Anwendern, während des Buchungsprozesses Konferenzzubehör wie beispielsweise Projektoren, Flipcharts, Medien-Koffer etc. hinzuzubuchen. Die Erweiterung CATERING kann sowohl einzeln als auch als Erweiterung des Basispakets CONFERENCE genutzt werden. Es umfasst die Bestellung von Catering-Artikeln, die Sie im Rahmen einer Veranstaltung optional vornehmen können.

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Direktes Hinzubuchen von Konferenzzubehör mit CONFERENCE-EQUIPMENT.

Nach Angabe aller Basisinformationen kann über eine nach Kategorie filterbare Liste verfügbares Konferenzzubehör ausgewählt werden. Das Zubehör kann durch den Administrator verschiedenen Pools zugeordnet werden und steht somit entweder am gesamten Standort, in bestimmten Gebäuden oder raumgebunden zur Verfügung. Das Hinzufügen ist bereits während der Reservierung möglich und zeigt jeweils nur das zu den jeweiligen Zeiten verfügbare Zubehör an.

 

Einfache Bewirtung Ihrer Konferenz- oder Besprechungsteilnehmer mit CATERING.

Im Nachgang zu einer Raumreservierung können Catering-Leistungen im selben Buchungsprozess ohne Medienbruch gebucht werden. Ist eine Besprechungsraumanfrage bereits vorhanden, zieht sich die Erweiterung Daten wie Datum, Uhrzeit, Ort (Raum), Ansprechpartner (ggf. mit hinterlegter Unternehmens-ID) und füllt die entsprechenden Formularfelder automatisch aus. Sie müssen nun nur noch die gewünschten Artikel und Mengen definieren, um die Bestellung auszulösen.

Maximale Flexibilität beim Buchen von Konferenz- und Besprechungsräumen.

Einstellungen und die Pflege von Stammdaten werden über den waveware® FAT-Client im CONFERENCE-Paket vorgenommen. Administratoren können so Räume anlegen und beispielsweise Bestuhlungsvarianten definieren. Die eigentliche Buchung von Konferenz- und Besprechungsräumen erfolgt über die Nutzung des waveware® NETPROCESS-Clients. Dieser webbasierte ASP-Client ermöglicht die leichtgängige und benutzerfreundliche Raumbuchung per Web. Über ein weiteres optionales Aufbaupaket können Administratoren Buchungen auch über die waveware® FAT-Client-Oberfläche vornehmen, in welcher die Webapplikation dann in vollem Umfang zur Verfügung steht. Weitere Features sind z.B. die Anzeige einer Buchungshistorie oder die Darstellung der E-Mail-Bodys im HTML-Format.

Software_Clients_HTML5_Webzugang_Raumbuchung
Konfiguration_Konferenzraum_Besprechungsraum_Catering

Konfigurations- und Anpassungsmöglichkeiten zu­geschnitten auf Ihre Unternehmensanforderungen.

Jedes Unternehmen besitzt völlig individuelle Anforderungen und Prozesse. CONFERENCE bietet seinen Anwendern auf Wunsch einen hohen Komplexitätsgrad, der sich jedoch beliebig reduzieren lässt. Neben der optischen Einbindung in ein bereits vorhandenes Intranet lassen sich so viele weitere Bestandteile von CONFERENCE und dessen Aufbaupakete individualisieren. Beispielsweise lassen sich die E-Mail-Benachrichtigungen zu sämtlichen Buchungsprozessen direkt im Client anpassen. Viele weitere kleine und große Einstellungen lassen sich auf Ihre Bedürfnisse individuell einrichten. Eine auf notwendige Eingaben reduzierte Weboberfläche stellt zudem einen schlanken Reservierungs- bzw. Buchungsprozess sicher und erhöht darüber hinaus maßgeblich die Nutzerakzeptanz.

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Beispiele für Konfigurationsmöglichkeiten des Konferenzraum-Managements.

Vertretungsregelung – Legen Sie einen ständigen Vertreter fest, der in Ihrem Namen Raumreservierungen und Bestellungen einsehen und bearbeiten kann.

Gekoppelte Räume – Sie können bis zu fünf Räume miteinander koppeln. Buchen Sie einen dieser Räume, werden die zugehörigen ebenfalls reserviert.

Individuelle Konfigurationen Bestimmte Leistungen von CONFERENCE stimmen nicht mit Ihren Unternehmensprozessen überein? Kein Problem. Auf Wunsch lassen sich individuell auf Sie zugeschnittene Anpassungen vornehmen.

Demo anfordern
Unsere individuellen Softwarepakete lassen sich beliebig kombinieren und schnell anpassen. Das zeigen wir Ihnen gerne in einer Demopräsentation.
Informationsmaterial
In der Rubrik »Informationsmaterial« können Sie Flyer und Broschüren zu unseren Softwarepaketen anfordern. Diese senden wir Ihnen kostenlos zu.
Seminare
wave Facilities Seminare rund um die Themen CAFM und Instandhaltung. Zielgerichtete und fachgerechte Schulungen für alle Anwendergruppen.

Passende Softwarepakete zur Konferenzraum-Verwaltung:

Reinigungsmanagement

CLEAN [Reinigungsmanagement]

Das Reinigungsmanagement ermöglicht eine einfache Planung, Durchführung und Qualitätssicherung von Reinigungsleistungen. Definitionen von Sonder- oder Nichtreinigungen sind möglich. Vielzählige Auswertungsmöglichkeiten helfen Reinigungskosten nachhaltig zu senken.

Sie suchen nach einem sofort einsetzbaren Einzelprodukt? Diese finden Sie im Bereich READY. Im Bereich STUDIO können Sie mit unserer Entwicklungsumgebung selbst Anpassungen vornehmen.

Sie möchten ein einzelnes Paket als sofort einsetzbares Produkt kaufen und verzichten auf individuelle Anpassungen? Kein Problem. Besuchen Sie doch einfach unseren Bereich waveware READY. Alternativ können Sie mit unserem Designer und Systembaukasten selbst Anpassungen an Ihrer individuellen Softwarelösung vornehmen.