CONFERENCE

CONFERENCE. Konferenz- und Besprechungsräume über das Web buchen, ausstatten und verwalten.

Das Erweiterungspaket für waveware® ermöglicht eine umfangreiche Verwaltung von Konferenz- und Besprechungsräumen. Eine integrierte Weboberfläche ermöglicht eine einfache und komfortable Buchung von Konferenzräumen über das unternehmenseigene Intranet. Für eine Besprechung benötigte Ausstattungen, wie beispielsweise Stühle, Tische oder Projektoren, können bei einer Reservierung über die Software angefordert werden.

Webbasiertes Konferenzraum-Management. Komplett integriert in Ihr bestehendes Intranet.

Mit CONFERENCE können Anwender an zentraler Stelle, wie dem unternehmenseigenen Intranet, Besprechungsräume und Konferenzräume per Webbrowser reservieren. Das Konferenzraum-Management kann dabei auf Wunsch an die vorhandene Infrastruktur und Corporate Identity angepasst werden. Die Benutzer­anmeldung lässt sich mit der Authentifizierung des Intranets koppeln und ermöglicht dadurch eine automatisierte Anmeldung. Mit dem Start des Reservierungs-Tools gelangt der Nutzer zunächst auf eine Über­sichtsseite, welche alle bereits getätigten Raumbuchungen anzeigt. Mit vorhandener Reservierungs-ID kann nach einer bestimmten Raumreservierung gesucht werden. Ein Quick-Access ermöglicht zudem einen direkten Sprung in den Raumbuchungsprozess.

Besprechungsraum_Konferenzraum_Verwaltung_Software
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Konferenzraumverwaltung_Startseite_Software_Beispiel

Beispielhaftes Design für die Startseite des Konferenzraummanagements, eingebettet in Ihrem Intranet.

Buchung_Reservierung_Besprechungsraum_Konferenzraum

Einfache Reservierung und Stornierung von Konferenz- und Besprechungsräumen.

Mit einem Klick auf den Menüpunkt Raumbuchung gelangt man zum Planboard. Mit dem Planboard lassen sich neue Reservierungen sowie Stornierungen mit allen rele­vanten Details in wenigen Schritten vornehmen. Das Besondere dabei sind die übersichtlich gehaltene Dateneingabe und das grafische Eingabewerkzeug für die Terminauswahl. Über ein Eingabefeld kann die Konferenzraumsuche auf bestimmte Gebäude eingeschränkt werden. Die Eingabe einer Teilnehmerzahl sorgt zudem dafür, dass ausschließlich Räume mit ausreichender Kapazität zur Auswahl stehen. In der Ergebnisliste werden die geeigneten Räume und bereits vorhandene Reservierungen in einem grafischem Zeitverlauf dargestellt.  Dies erleichtert die Planung und vermeidet lästige Doppelbelegungen.

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Individuelle Bestuhlung und Raumtechnik für die gewünschte Ausstattung Ihres Konferenzraumes.

Wurde über das Planboard die Zeitspanne der Reservierungsanfrage definiert, erscheinen dem Anwender neue Eingabemöglichkeiten, mit denen er seine Reservierungsanfrage für einen Besprechungs- oder Konferenzraum präzisieren kann. Für den Administrator ist es möglich, Verrechnungspreise für eine Kontierung der Raumbuchungen im System zu hinter­legen. Wurden diese festgelegt, bekommt der Anfragende bei der Buchung die Raumkosten je angefangener Stunde eingeblendet. Es ist möglich, zwischen mehreren Bestuhlungs­varianten zu wählen, die für den jeweiligen Raum zur Verfügung stehen. Eine Grafik zeigt an, mit welchen technischen Geräten der Konferenzraum standardmäßig ausgerüstet ist. Über eine vordefinierte Auswahl kann auf Wunsch weiteres Equipment angefordert werden.

Geraete_Technik_Konferenzraum_Ausstattung_Buchen_Software
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Reservierung_Konferenzraum_Ausstattung_Software

Der Administrator kann die Standardausstattung und individuell hinzubuchbare Geräte frei definieren.

Catering_Bestellung_Software

Optionale Erweiterung ermöglicht integriertes Catering für Besprechungen oder Konferenzen.

Wurde das optionale Paket CATERING hinzugebucht, können Anwender zu einer Reser­vierung eine Catering-Bestellung für die gewünschte Konferenz oder Besprechung aufgeben. Erfolgt diese im Nachgang zu einer bestimmten Raumreservierung, übernimmt das Catering-Bestellmanagement bereits bekannte Daten und vereinfacht damit den Bestellprozess. Neben dem Gastgeber werden auch alle Teilnehmer und der Grund der Bewirtung vom System abgefragt. Anschließend können die gewünschten Artikel (z.B. Snacks, Mittagessen, Getränke) auf eine bestimmte Uhrzeit bestellt werden. CATERING ermöglicht eine umfassende Verarbeitung von abrechnungs- und steuerrelevanten Informationen, welche auf Wunsch auch automatisch zu einem ERP-System wie SAP® übergeben werden können.

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Einfache Bewirtung Ihrer Konferenz- oder Besprechungsteilnehmer mit CATERING.

Im Nachgang zu einer Raumreservierung können Catering-Leistungen im selben Workflow ohne Medienbruch gebucht werden. Ist eine Besprechungsraumanfrage bereits vorhanden, zieht sich die Erweiterung Daten wie Datum, Uhrzeit, Ort (Raum), Ansprechpartner (ggf. mit hinterlegter Unternehmens-ID) und füllt die entsprechenden Formularfelder automatisch aus. Für die Angabe des Bestellungs-Verantwortlichen kann auf Wunsch eine externe Benutzerdatenbank zur Auswahl von Personaldaten über eine Schnittstelle eingebunden werden.

 

Erfassung von kontierungs- und steuerrechtlichen Angaben.

Je nach Anforderung ist es mit CATERING möglich, die Übereinstimmung der Angaben von verantwortlichem Besteller und Kostenstelle bzw. Kontierungsobjekt zu überprüfen. Hierfür nutzt waveware® hinterlegte Katalogdaten und prüft diese im Hintergrund automatisch ab. Aus steuerlichen Gründen kann es erforderlich sein, den Anlass der Bewirtung, die Höhe der Kosten und die teilnehmenden Personen zu dokumentieren. Hier stellt die Catering-Software sicher, dass alle erforderlichen Daten schnell und übersichtlich erfasst werden können. Für eine große Anzahl an Konferenzteilnehmern ist es möglich, diese über einen einfachen Upload per Excel-Liste im System einzupflegen.

 

Catering-Bestellung und Datenübergabe an Dienstleister.

Nach Angabe aller Basisinformationen können über eine Artikelauswahl die gewünschten Waren beim Catering-Dienstleister bestellt werden. Dieser erhält nach dem Absenden eine übersichtliche Auflistung aller bestellter Positionen. Dabei werden alle Einzellieferungen nach Lieferort und gewünschter Uhrzeit sortiert ausgegeben. Neben Sonderwünschen erlaubt das System ebenfalls eine einfache Stornierung bereits getätigter Bestellungen.

Catering_Bestellung_Raumreservierung_optionales_Aufbaupaket

 

Konfigurations- und Anpassungsmöglichkeiten zu­geschnitten auf Ihre Unternehmensanforderungen.

Jedes Unternehmen besitzt völlig individuelle Anforderungen und Prozesse. CONFERENCE bietet seinen Anwendern auf Wunsch einen hohen Komplexitätsgrad, der sich jedoch beliebig reduzieren lässt. Neben der optischen Einbindung in ein bereits vorhandenes Intranet lassen sich so viele weitere Bestandteile von CONFERENCE und seiner Aufbaupakete individuell anpassen. Beispielsweise lassen sich Kostenstellenabfragen bei Raumbuchungen und Catering-Bestellungen je nach Bedarf ein- bzw. ausblenden. Viele weitere kleine und große Einstellungen lassen sich auf Ihre Bedürfnisse individuell einrichten. Eine auf notwendige Eingaben reduzierte Weboberfläche stellt zudem einen schlanken Reservierungs- bzw. Buchungsprozess sicher und erhöht darüber hinaus maßgeblich die Nutzerakzeptanz.

Konfiguration_Konferenzraum_Besprechungsraum_Catering
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Beispiele für Konfigurationsmöglichkeiten für das Konferenzraum-Management.

Vertretungsregelung – Legen Sie bis zu zwei ständige Vertreter fest, die in Ihrem Namen Raumreservierungen und Bestellungen einsehen und bearbeiten können.

Catering-Dienstleistung – Es ist Ihnen überlassen, ob bei Catering-Bestellungen die angeforderten Waren geliefert werden oder abgeholt werden können bzw. müssen.

Individuelle Konfigurationen Bestimmte Leistungen von CONFERENCE stimmen nicht mit Ihren Unternehmensprozessen überein? Kein Problem. Auf Wunsch lassen sich individuell auf Sie zugeschnittene Anpassungen vornehmen.

Demo anfordern
Unsere individuellen Softwarepakete lassen sich beliebig kombinieren und schnell anpassen. Das zeigen wir Ihnen gerne in einer Demopräsentation.
Informationsmaterial
In der Rubrik »Informationsmaterial« können Sie Flyer und Broschüren zu unseren Softwarepaketen anfordern. Diese senden wir Ihnen kostenlos zu.
Seminare
wave Facilities Seminare rund um die Themen CAFM und Instandhaltung. Zielgerichtete und fachgerechte Schulungen für alle Anwendergruppen.

Passende Softwarepakete zur Konferenzraum-Verwaltung:

Reinigungsmanagement

CLEAN [Reinigungsmanagement]

Das Reinigungsmanagement ermöglicht eine einfache Planung, Durchführung und Qualitätssicherung von Reinigungsleistungen. Definitionen von Sonder- oder Nichtreinigungen sind möglich. Vielzählige Auswertungsmöglichkeiten helfen Reinigungskosten nachhaltig zu senken.

Sie suchen nach einem sofort einsetzbaren Einzelprodukt? Diese finden Sie im Bereich READY. Im Bereich STUDIO können Sie mit unserer Entwicklungsumgebung selbst Anpassungen vornehmen.

Sie möchten ein einzelnes Paket als sofort einsetzbares Produkt kaufen und verzichten auf individuelle Anpassungen? Kein Problem. Besuchen Sie doch einfach unseren Bereich waveware READY. Alternativ können Sie mit unserem Designer und Systembaukasten selbst Anpassungen an Ihrer individuellen Softwarelösung vornehmen.