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TRAVEL COSTS. Reisekostenabrechnung für Inlands- und Auslandsreisen und Dokumentation von Belegen.

Die Reisekostenabrechnung ermöglicht die zügige Erfassung und Abrechnung der Reisekosten von Inlands- und Auslandsreisen mittels eines verständlichen Prozesses. Gesetzliche Pauschalbeträge für die Bewirtung, Fahrten und Übernachtungen sind in der Software bereits hinterlegt, sodass der manuelle Suchaufwand nach aktuellen Abrechnungswerten gespart werden kann. Indem alle Belege automatisch dokumentiert werden, ist stets eine lückenlose Nachvollziehbarkeit gegeben. Somit lässt sich mit minimalem Aufwand eine jederzeit korrekte und rechtssichere Abrechnung der Spesen erzielen.

Reibungslose Reisekostenabrechnung dank softwaregesteuertem Prozess.

Eine Reisekostenabrechnung durchläuft vom initialen Anlegen über die Genehmigung bis hin zur Abrechnung einen softwaregesteuerten Prozess. Dabei erhält jeder Beteiligte automatisch die für ihn relevanten Informationen – ohne diese manuell sammeln zu müssen. Dies ermöglicht einen zügigen, reibungslosen Ablauf und eine korrekte Dateneingabe. Wichtige Arbeitsschritte werden nicht mehr vergessen. Mit der Software haben alle Beteiligten zudem stets einen Überblick über den aktuellen Status der Reisekosten­abrechnung.

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Einfache Erfassung aller relevanten Daten für die Reisekostenabrechnung.

In der Software lassen sich schnell und einfach alle relevanten Daten für die Reisekosten­abrechnung erfassen – sowohl für die gesamte Reise als auch für einzelne Reisetage. Dazu gehören z.B. das Reiseziel, die Dauer sowie die angefallenen Fahrt-, Bewirtungs- und Unterkunftskosten. Die lückenlose Erfassung und Bereitstellung von Reisedaten ermöglicht eine komfortable und zügige Prüfung sowie Auszahlung der Spesen. Mit der Software wird die Reisekostenabrechnung künftig zur mühelosen Nebenaufgabe und Arbeitszeit kann in wichtigere Aufgaben investiert werden.

Gesetzeskonforme Reisekostenabrechnung dank vordefinierter Pauschalbeträge.

In der Software für die Reisekostenabrechnung werden gesetzeskonforme Pauschalbeträge für Fahrten, Bewirtungen, Reisetage und Übernachtungen nach Ländern und Regionen hinterlegt. Darauf basierend wird in der Reisekostenabrechnung automatisch der richtige Pauschalbetrag verrechnet. Zudem erfolgt je nach Einstellung eine automatische Verrechnung von Kürzungsbeträgen für Frühstück, Mittag- und Abendessen. Dies erspart das manuelle Suchen nach den richtigen Abrechnungswerten und ermöglicht eine einfache, rechtssichere und korrekte Reisekostenabrechnung.

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Länderunabhängige Dokumentation der Belege und schnelle Prüfung der Reisekostenabrechnung.

Zu jeder Reisekostenabrechnung können beliebig viele Abrechnungsbelege erfasst werden. Beträge lassen sich in den Währungen Euro, US Dollar, Britische Pfund, Schweizer Franken und Russischer Rubel angeben, automatisch mit dem tagesaktuellen Währungskurs abgleichen und bei Bedarf anpassen. Dies ermöglicht eine jederzeit korrekte Abrechnung – auch über Ländergrenzen hinweg. Da die Belege direkt bei der entsprechenden Reisekostenabrechnung bereitstehen, können Prüfschritte schneller durchgeführt und Abrechnungsprozesse beschleunigt werden.

Flexible Einreichung und Dokumentation von Belegen mittels Belegsammelmappe.

In der elektronischen Belegmappe werden alle Belege erfasst, die einer Reise nachträglich hinzugefügt wurden oder die nicht im Zusammenhang mit einer Reise angefallen sind – wie z.B. Belege für Büromaterial. Jede Belegmappe durchläuft einen Prüf- und Genehmigungs­prozess. So kann sichergestellt werden, dass stets relevante und korrekte Beträge abgerechnet werden. Ein Gesamtauszahlungsbetrag wird automatisch ermittelt, was die Prüfung erleichtert und dem reisenden Mitarbeiter sowie der Abrechnungsstelle eine bessere Übersicht gibt.

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Zentraler Datendrehpunkt dank Integration in die waveware® Personaldatenbank.

Indem die Reisekostenabrechnung direkt mit Personaldaten in waveware® verknüpft werden, stehen alle Abrechnungsdaten gebündelt beim jeweiligen Mitarbeiter parat. So hat jeder Beteiligte stets relevante Informationen zur Hand ohne diese manuell recherchieren zu müssen. Belege werden im Dokumentenmanagement (DMS) verwaltet und stehen so allen berechtigten Mitarbeitern an einer zentralen Stelle bereit. Dank eines mächtigen Auswertungs- und Analysetools können Prüfer und die Abrechnungsstelle jederzeit Reports generieren und sich einen Überblick über z.B. aktuelle Auszahlungsbeträge verschaffen.

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