HIGHLIGHTS

Rechtsnormen & Verantwortliche erfassenZum Highlight
Notwendige Aufgaben ableitenZum Highlight
Termine & Gültigkeiten überblicken & abarbeitenZum Highlight
Dokumentieren, nachverfolgen, nachweisenZum Highlight

COMPLIANCE – Software zur Planung, Umsetzung und Dokumentation von Compliance-Maßnahmen

Unternehmen sind verpflichtet diverse gesetzliche Richtlinien und Regeln zu erfüllen. Verstöße oder das Nichtbeachten dieser Gesetze können Strafen nach sich ziehen, die von Geldstrafen über Schadenersatzklagen bis hin zu Gewinnabschöpfungen reichen. Nicht zuletzt definiert jedes Unternehmen zusätzlich eigene Vorgaben, die von allen Unternehmensangehörigen eingehalten werden sollen. Die Fülle an erforderlichen Maßnahmen, die zusätzlich zum Tagesgeschäft erledigt werden müssen, überfordert Unternehmen zunehmend. Mit der richtigen Compliance-Software kann der Aufwand für Planung, Umsetzung und Dokumentation drastisch gesenkt werden. Das Softwarepaket COMPLIANCE verfolgt einen universellen Ansatz und unterstützt Sie damit bei der übersichtlichen Erfassung, Umsetzung und Einhaltung sämtlicher Rechtsnormen, Rechtssätze und Richtlinien. Auch die für die Umsetzung verantwortlichen Personen werden im System über das integrierte Personalmanagement verwaltet. Aus den erfassten Daten ergeben sich Aufgaben und Termine, aus welchen sich auf Wunsch Aufträge für hinterlegtes Personal generieren lassen. Auf diese Weise werden Compliance-Vorgänge nicht nur für autorisierte Mitarbeiter transparent und nachvollziehbar, sondern auch zeitlich und richtlinienkonform eingehalten.

Übersichtliche Erfassung von Rechtsnormen, Rechtssätzen und Verantwortlichen in der Compliance-Software

Die Compliance-Software bietet eine übersichtliche Softwareoberfläche, die die Erfassung von Compliance-Vorgängen ermöglicht und mithilfe von Katalogen unterstützt. Beispielsweise schreibt der deutsche Gesetzgeber vor, dass in jedem Unternehmen ausreichend Ersthelfer ausgebildet und ausgewiesen werden müssen. Relevante Daten wie z.B. die zugehörige Rechtsnorm, den gültigen Rechtssatz und die verantwortliche Person können im Softwarepaket COMPLIANCE Schritt für Schritt eingetragen werden. Weiterhin lässt sich definieren, ob ein Compliance-Vorgang gesetzlich vorgeschrieben ist und daher erfüllt werden muss (z.B. Anwesenheit von ausgebildeten Ersthelfern) oder lediglich ausgeführt werden soll (z.B. Verhalten bei Einladungen, Geschenken und anderen persönlichen Vorteilen) bzw. kann (z.B. Verhalten gegenüber Wettbewerbern).

Compliance-Verantwortliche und Qualifikationen mit der Compliance-Software genau definieren

Für jeden Compliance-Vorgang bietet die Compliance-Software einen separaten Bereich, um die notwendigen Qualifizierungen der jeweiligen Verantwortlichen eintragen zu können. Ersthelfer benötigen beispielsweise eine qualifizierte Erste-Hilfe-Ausbildung, die regelmäßig aufgefrischt werden muss. Weiterhin sollten sie möglichst häufig an ihrem Einsatzort anwesend sein, um ihrer Pflicht nachkommen zu können. Hierfür steht ein hinterlegter Katalog mit Qualifizierungsarten zur Verfügung, der beliebig erweitert werden kann (z.B. Erste-Hilfe-Kurs, Vollzeit-Anwesenheit).

Ableitung notwendiger Aufgaben zur Erfüllung der Compliance-Vorgänge

In einem untergeordneten Bereich können Sie die aus dem Compliance-Vorgang resultierenden Aufgaben erfassen. Die Aufgaben enthalten somit wichtige Maßnahmen, die zur Erfüllung der Compliance-Richtlinie notwendig sind. Der betriebliche Ersthelfer muss beispielsweise regelmäßig Erste-Hilfe-Kurse besuchen. Seine Kontaktdaten müssen den anderen Mitarbeitern des Betriebs kommuniziert werden. Zu den abgeleiteten Aufgaben zählen ebenfalls Technisch Organisatorische Maßnahmen (TOM). Die TOM-Vorschrift gibt an, wie eine Aufgabe ausgeführt werden muss, um den gängigen Richtlinien zu entsprechen. Sie kann entweder aus dem hinterlegten Katalog entnommen oder diesem selbstständig hinzugefügt werden. Eine technische Maßnahme ist dabei z.B. die Umzäunung des Betriebsgeländes. Auf der organisatorischen Seite ist zusätzlich eine Besucheranmeldung erforderlich, um die Richtlinie vollständig umzusetzen.

Mithilfe der Compliance-Software Termine und Gültigkeiten im Überblick behalten und richtlinienkonform abarbeiten

Compliance-Vorgänge ziehen häufig Aufgaben nach sich, die in einer bestimmten Abfolge, nach einer gewissen Zeit oder regelmäßig durchgeführt werden müssen. So können regelmäßige Seminare (z.B. Erste-Hilfe-Kurs zur Auffrischung) als Serientermine definiert und im System angelegt werden. Zur richtlinienkonformen Abarbeitung unterschiedlichster Aufgaben steht in der Compliance-Software eine umfassende Terminplanung bereit. Die Termine bzw. Serientermine können entweder mit Bezug auf die bereits abgeleiteten Aufgaben oder direkt aus dem Compliance-Vorgang heraus generiert werden.

Automatisierte und übersichtliche Dokumentation aller Compliance-Vorgänge zur Nachverfolgung, Koordination und zum gesetzlichen Nachweis

Mit der in der Compliance-Software integrierten Historisierung stehen alle Informationen zu Compliance-Vorgängen stets zur Verfügung. Auf diese Weise können sowohl erledigte als auch ausstehende Termine angezeigt werden. Beispielsweise wird auf einen Blick sichtbar, welche Mitarbeiter den Erste-Hilfe-Auffrischungskurs in den letzten zwei Jahren bereits absolviert haben und bei welchen dieser noch aussteht. Änderungen an Compliance-Vorgängen werden dokumentiert und sind damit für alle autorisierten Nutzer nachvollziehbar. Sind Compliance-Vorgänge gesetzlich vorgeschrieben, kann der Nachweis über die Durchführung mithilfe der Compliance-Software erbracht werden (z.B. über umfangreiche Auswertungen, die sich bei Bedarf auch als PDF ausgeben lassen).

Passende Pakete zur Compliance-Software